Acta nº 2

Acta nº1

Questões do dia 05/01/2011

Questões acerca do secretariado (como exercê-lo em reuniões).

¨       Dê uma definição completa de Acta.

¨       Quais as funções do secretariado?

¨       Como deve proceder o secretário durante a reunião?

¨       O secretário poderá participar nas discussões e votações de uma reunião? Explique por que razão não lhe é possível aceder a essas situações!

¨       Quais são os principais registos complementares que um secretário deverá realizar?

¨       Em que consiste a lista de presenças?

¨       As actas são um resumo da sequência dos assuntos de uma reunião! Porque razão é feita e devidamente assinada?

¨       Quais são as essenciais preocupações de um secretário para uma reunião?

¨       Os anexos são documentos essenciais a serem arquivados. Diga possíveis exemplos e situações para a existência destes.

¨       O que deve constar na minuta da acta e com que validade deverá esta ser apresentada para a sua avaliação e respectiva correcção?

¨       Qual o órgão responsável pela correcção da minuta e como é essa feita?

¨       Distinga apreciação de aprovação e diga em que consiste cada um deles.

¨       Que géneros de aprovação existem? Explique-os!

¨       O que devemos seguir quando se trata de reuniões de decisões?

¨       O que entende por transcrição da acta! De que modo e para onde é efectuada?

¨       Diga, pelo menos, 3 regras básicas para a transcrição de uma acta.

¨       Em reuniões de decisão poderão surgir certidões! Para que se destinam e como são elaboradas?

¨       Quais são as certidões que conhece?

ACTA

Organização e Regras de Base

Durante as reuniões devemos cumprir as regas de cortesia:

- Cortesia/controlo

- Não agrupar pessoas com grandes choques pessoais

- Recorrer a uma linguagem simples e objectiva

- Não agir com competência mas sim cooperar com os outros membros de maneira a que essa reunião tenha êxito.

Organização

§       As reuniões deverão ser organizadas por mais simples que sejam.

Primeiramente devemos conhecer os assuntos e respectiva ordem, conhecer os participantes e a data e duração prevista da reunião. Seguidamente, devemos elaborar a convocatória e encaminha-la aos demais assistentes. Finalmente, preparar a sala onde se realizará e disponibilizar qualquer suporte que seja necessário.

Quando se comunica uma reunião, há que reunir os assuntos de maneira esquematizada e sequencial, de modo a que os participantes se possam preparar e processar a duração da respectiva apresentação.

§       A lista de assuntos designa-se de AGENDA ou ORDEM DE TRABALHOS, consoante sejam reuniões informais ou formais (Assembleia Geral) respectivamente.

Comunicação/Convocatória

Quando nos comprometemos a fazer uma reunião, necessitamos de dá-la ao conhecimento dos seus participantes através de uma Convocatória, em caso de Assembleias Gerais, ou de uma Agenda em caso de reuniões informais. Quando se trata de uma reunião extraordinária, basta-nos fazer uma comunicação para os participantes.

§      Elaboração de uma Convocatória

Quais são as principais características para fazer uma convocatória?!

Para realizar uma convocatória há que ter em conta os seguintes dados:

- Título.

- Empresa e identificação do responsável pela reunião.

- O tipo de reunião.

- A ordem de trabalhos onde se enquadram os assuntos a discutir.

- A data da convocatória.

§       Facultativamente poderão ainda constar:

- Outras identificações da empresa (como por exemplo, número de telefone, morada, sede, fax).

- Referências ao (s) artigo (s) dos Estatutos ou legislação.

- Convocatória para um horário posterior.

Para a reunião correr bem, além da convocatória e outro dados essenciais necessários à sua realização, devemos prestar especial atenção à preparação da sala onde esta s realizará, tais como:

- Disposição adequada ao tipo de reunião.

- Instalação de equipamentos técnicos.

- Condições de utilização.

Conforme o tipo de reunião devemos prever os cartões de marcação dos sítios dos participantes, mesas de apoio ao equipamento técnico, garrafas de água e copos sobre a mesa, decoração (plantas, símbolos da empresa, maquetas, etc.) e serviço de café.

Concluindo as condições aplicadas na sala de reuniões devem compreender os factores de sucesso de uma reunião, portanto o sítio deve ser adaptado e a disposição do mobiliário e a decoração devem contribuir para criar um ambiente de trabalho agradável e motivador aos participantes.

Assembleias Gerais

Questões