Organização e Regras de Base
Durante as reuniões devemos cumprir as regas de cortesia:
- Cortesia/controlo
- Não agrupar pessoas com grandes choques pessoais
- Recorrer a uma linguagem simples e objectiva
- Não agir com competência mas sim cooperar com os outros membros de maneira a que essa reunião tenha êxito.
Organização
§ As reuniões deverão ser organizadas por mais simples que sejam.
Primeiramente devemos conhecer os assuntos e respectiva ordem, conhecer os participantes e a data e duração prevista da reunião. Seguidamente, devemos elaborar a convocatória e encaminha-la aos demais assistentes. Finalmente, preparar a sala onde se realizará e disponibilizar qualquer suporte que seja necessário.
Quando se comunica uma reunião, há que reunir os assuntos de maneira esquematizada e sequencial, de modo a que os participantes se possam preparar e processar a duração da respectiva apresentação.
§ A lista de assuntos designa-se de AGENDA ou ORDEM DE TRABALHOS, consoante sejam reuniões informais ou formais (Assembleia Geral) respectivamente.
Comunicação/Convocatória
Quando nos comprometemos a fazer uma reunião, necessitamos de dá-la ao conhecimento dos seus participantes através de uma Convocatória, em caso de Assembleias Gerais, ou de uma Agenda em caso de reuniões informais. Quando se trata de uma reunião extraordinária, basta-nos fazer uma comunicação para os participantes.
§ Elaboração de uma Convocatória
Quais são as principais características para fazer uma convocatória?!
Para realizar uma convocatória há que ter em conta os seguintes dados:
- Título.
- Empresa e identificação do responsável pela reunião.
- O tipo de reunião.
- A ordem de trabalhos onde se enquadram os assuntos a discutir.
- A data da convocatória.
§ Facultativamente poderão ainda constar:
- Outras identificações da empresa (como por exemplo, número de telefone, morada, sede, fax).
- Referências ao (s) artigo (s) dos Estatutos ou legislação.
- Convocatória para um horário posterior.
Para a reunião correr bem, além da convocatória e outro dados essenciais necessários à sua realização, devemos prestar especial atenção à preparação da sala onde esta s realizará, tais como:
- Disposição adequada ao tipo de reunião.
- Instalação de equipamentos técnicos.
- Condições de utilização.
Conforme o tipo de reunião devemos prever os cartões de marcação dos sítios dos participantes, mesas de apoio ao equipamento técnico, garrafas de água e copos sobre a mesa, decoração (plantas, símbolos da empresa, maquetas, etc.) e serviço de café.
Concluindo as condições aplicadas na sala de reuniões devem compreender os factores de sucesso de uma reunião, portanto o sítio deve ser adaptado e a disposição do mobiliário e a decoração devem contribuir para criar um ambiente de trabalho agradável e motivador aos participantes.
