ACTA

Organização e Regras de Base

Durante as reuniões devemos cumprir as regas de cortesia:

- Cortesia/controlo

- Não agrupar pessoas com grandes choques pessoais

- Recorrer a uma linguagem simples e objectiva

- Não agir com competência mas sim cooperar com os outros membros de maneira a que essa reunião tenha êxito.

Organização

§       As reuniões deverão ser organizadas por mais simples que sejam.

Primeiramente devemos conhecer os assuntos e respectiva ordem, conhecer os participantes e a data e duração prevista da reunião. Seguidamente, devemos elaborar a convocatória e encaminha-la aos demais assistentes. Finalmente, preparar a sala onde se realizará e disponibilizar qualquer suporte que seja necessário.

Quando se comunica uma reunião, há que reunir os assuntos de maneira esquematizada e sequencial, de modo a que os participantes se possam preparar e processar a duração da respectiva apresentação.

§       A lista de assuntos designa-se de AGENDA ou ORDEM DE TRABALHOS, consoante sejam reuniões informais ou formais (Assembleia Geral) respectivamente.

Comunicação/Convocatória

Quando nos comprometemos a fazer uma reunião, necessitamos de dá-la ao conhecimento dos seus participantes através de uma Convocatória, em caso de Assembleias Gerais, ou de uma Agenda em caso de reuniões informais. Quando se trata de uma reunião extraordinária, basta-nos fazer uma comunicação para os participantes.

§      Elaboração de uma Convocatória

Quais são as principais características para fazer uma convocatória?!

Para realizar uma convocatória há que ter em conta os seguintes dados:

- Título.

- Empresa e identificação do responsável pela reunião.

- O tipo de reunião.

- A ordem de trabalhos onde se enquadram os assuntos a discutir.

- A data da convocatória.

§       Facultativamente poderão ainda constar:

- Outras identificações da empresa (como por exemplo, número de telefone, morada, sede, fax).

- Referências ao (s) artigo (s) dos Estatutos ou legislação.

- Convocatória para um horário posterior.

Para a reunião correr bem, além da convocatória e outro dados essenciais necessários à sua realização, devemos prestar especial atenção à preparação da sala onde esta s realizará, tais como:

- Disposição adequada ao tipo de reunião.

- Instalação de equipamentos técnicos.

- Condições de utilização.

Conforme o tipo de reunião devemos prever os cartões de marcação dos sítios dos participantes, mesas de apoio ao equipamento técnico, garrafas de água e copos sobre a mesa, decoração (plantas, símbolos da empresa, maquetas, etc.) e serviço de café.

Concluindo as condições aplicadas na sala de reuniões devem compreender os factores de sucesso de uma reunião, portanto o sítio deve ser adaptado e a disposição do mobiliário e a decoração devem contribuir para criar um ambiente de trabalho agradável e motivador aos participantes.

Assembleias Gerais

Questões

As reunioes

Questões

Questões acerca do secretariado

De que depende a organização de uma empresa?!

Como se elabora a organização de uma empresa e quais os géneros de organização existentes?!

Diga o que entende por organigrama e porque é tão útil para uma empresa?!

Diga qual a principal função de um órgão de staff.

Para si quais serão as características essenciais que um profissional de secretariado deve possuir?!

Como se atribuem os cargos aos órgãos de uma empresa?!

Caracterize a estrutura escolhida e as suas desvantagens.

Optei pelo organigrama clássico porque é um esquema simples, de acessível compreensão pelas pessoas e com destaque óbvio para o cargo hierárquico superior. Os elementos por estarem dispostos em rectângulos e em níveis iguais de poder dentro da empresa facilitam a percepção das actividades e responsabilidades que cada um deles possui. No entanto, apresenta como desvantagens o grande espaço utilizado para a sua realização por ser um organigrama extenso.

Organigrama Vanessa